Bij Scania maken ze trucks. Van dichtbij zijn ze nog indrukwekkender dan als je ze inhaalt op de snelweg. Glanzend en groot, maar het juiste woord is vooral: imposant! In Zwolle staat de fabriek waar ze in elkaar worden gedraaid. De productie duurt precies 5 minuten en 12 seconden.
Boven de productielijn hangen monitoren. Het digitale klokje tikt per truck rustig terug van 05.12’ naar 00.00’. En dan rolt er weer precies volgens planning een truck van pak ‘m beet een halve ton van de band. En daarna weer één. Elke beweging, elk schroefje, elk lasnaadje, precies zoveel seconden. Ik zou er zenuwachtig van worden. Net als bij een computerspelletje, waar mijn levens na zoveel minuten op zijn. Mijn laatste bewegingen zijn altijd gepruts onder tijdsdruk.
Niets is minder het geval in deze uiterst gedisciplineerde en op de centimeter uitgekiende productieomgeving. Ik ben er met collega’s op bezoek. Bedrijfsbezoeken zijn hier, net als alles, exact getimed. Speciaal voor de honderden bezoekers per maand is er een rijdende tribune gebouwd, die precies door de smalle paden rijdt, zodat je alle stappen in het proces kunt zien. Onze tour duurt langer, dan het duurt om een truck te fabriceren. Ik had een productielijn met robots verwacht. Je toets aan de voorkant wat specificaties in en aan het eind heb je een truck. Maar hier zijn gewoon mensen aan het werk. De werkplekken zijn precies breed genoeg, gereedschap hangt aan metalen stellages om te grijpen, voorraden en afval op armlengte. Soepel, vanzelfsprekend schuift het metalen gevaarte langs groepjes werklieden en wordt na elke stap een beetje meer truck.
Terwijl wij het geheel bewonderend in ons treintje langsrijden, lijkt niemand zich te haasten. Er wordt gewoon gelachen, de bewegingen zien er zelfverzekerd en routineus uit. Onze “reisleider” vertelt over de filosofie achter dit bedrijf. Ja, ze maken trucks, en wat wij zien is niet alleen een uiterst efficiënte productielijn. Het is lean, een manier van werken die zich richt op het voorkomen van verspilling en het creëren van waarde. Dus elk schakeltje in de lijn moet iets toevoegen, overbodige schakels moeten eruit.
Het gaat beslist niet om kostenreductie, wordt ons op het hart gedrukt. Het gaat om het verbeteren van de kwaliteit, tevreden klanten, betrokken medewerkers en oké, daling van de kosten en stijging van de winst.
Wat kunnen wij van dit alles toepassen in onze gemeentelijke praktijk? Het is een beetje zoeken. Een truck is een truck, bij ons zijn er tientallen “producten”, ook producten waar onze “klanten” niet op zitten te wachten. Onze context is complex. Van alle kanten worden wij op de vingers gekeken. Snelheid moet wijken voor zorgvuldigheid en rechtsgelijkheid. Maar de vraag is terecht: voegt elke schakel waarde toe? En wordt verspilling voorkomen?
De grootste verspilling bij ons is toch wel het wachten op iets of iemand. Iemand moet iets lezen, iets overwegen en beslissen. Vervolgens voorleggen aan een ander, die ook moet overwegen en beslissen. De vergelijking is onmogelijk, maar als het in 05.12’ lukt om van een paar onderdelen een hele truck in elkaar te draaien, waarom duurt het in een gemeente weken voordat er een besluit wordt genomen? Wat kunnen wij daaraan doen?
Tussen de productielijnen van Scania filosofeerde ik daarover met een collega. Hij gaf het voorbeeld van bestuurlijke deadlines en keek mij veelbetekenend aan. Alsof deze deadlines mijn schuld zijn als griffier. ‘Elke week is het weer hetzelfde liedje,’ mopperde hij. ‘Dan moet een stuk naar de maandagse staf van de wethouder en moet ik hals over kop woensdagmiddag stukken lezen. Beter plannen, daar gaat het om. Ik heb dan andere afspraken staan, dan wachten ze maar.’
‘Over planning gesproken,’ begon ik voorzichtig, ‘is het misschien een idee om woensdag standaard een uurtje vrij te plannen in jouw agenda om stukken voor de staf te lezen? Dan overvalt het je niet telkens weer.’ ‘Dat is misschien wel een idee’, mopperde hij, terwijl de volgende truck in productie werd genomen. Het was precies volgens planning de zeventiende truck van de dag.
