Veel gaat tegenwoordig via mail, sms of zelfs twitter. Maar als de telefoon gaat, is het altijd bijzonder. Wie zal het zijn, wat wil hij, kan ik helpen?
Ik heb het over bellende raadsleden, core business van de griffier. Niet dat ik gekluisterd aan de telefoon wacht op hun vragen, verzoeken of opmerkingen. Maar deze contacten zijn de krenten in de pap. Maakt niet uit wat ze willen, het is toch fijn als ze met jouw antwoord verder kunnen.
Om te zorgen dat ik deze telefoontjes niet mis, heb ik mijn bereikbaarheid goed geregeld, al zeg ik het zelf. Van vast naar mobiel doorgeschakeld, mobiel altijd op zak, handsfree in de auto en, in het uiterste geval, de voicemail. Klantgericht toch?
Er zijn er die meteen en zonder aankondiging, pats, op het doel af gaan. Een beetje een overval is het, onverwacht, kortaf. ‘Ik wil… ik zoek … wil je…’. Anderen beginnen met excuses voor het ongemak, wat zachte, persoonlijke woorden, inleidingen en op kousenvoetjes komen ze met een omweg tot de kern. Of het schikt, of ik even tijd heb.
Wat ik ook doe op dat moment, het moet maar wachten, raadsleden gaan voor. Ik luister aandachtig en ga zo snel mogelijk aan de slag met de vraag. Leuk!
Totdat laatst een raadslid zei dat het altijd zo lekker rustig was op de griffie. Eerst dacht ik dat het ironisch bedoeld was. Maar nee, hij had het afgeleid van mijn constante beschikbaarheid. Nooit een dringend overleg, deadline die moet worden gehaald, mail die weg moet. Wat een lekker relaxed baantje had ik toch! Hûh?
Een wijze collega adviseerde mij om het heel anders aan te pakken. Om uit te stralen dat ik het druk heb, liefs nog drukker dan in het echt. Dat ik eigenlijk geen tijd heb, door moet, een ander telefoontje moet opnemen, maar, nou, vooruit, even dan. Dan lijkt tijd een cadeautje, de vrager voelt zich bijzonder.
Ik heb zijn advies overwogen, maar ik heb het veel te druk om te doen alsof.
